Structure Organisationnelle CPN-INFO

C P N – I N F O

Département Informatique du Collège Pratique du Nord

(Institution de la CBH)

www.collegepratquedunord.yolasite.com

STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

Dans le cadre de l’implantation du Département Informatique (CPN-INFO) et de son fonctionnement normal, nous avons compris qu’il faudrait constituer une équipe formée de cadres qualifiés et compétents pouvant fournir des résultats satisfaisants, car on ne saurait obtenir de l’efficacité et l’efficience sans une équipe compétente. C’est pourquoi nous tenons non seulement à la formation du personnel, mais aussi au financement dans l’achat des livres et des séminaires de mis à niveaux. Le succès de l’institution est lié aux qualités professionnelles et morales de son staff dirigeant.

Cette équipe administrative comprend :

v  Un Directeur Exécutif

Ø  Rev. Dr. Emmanuel Pierre

ü  Administrateur

ü  Educateur

ü  Avocat

v  Un Directeur Administratif

v  Un Gestionnaire de Base de Données

v  Des Techniciens

Ø  ING. Eliezaire Jean François

ü  Analyste-programmeur

ü  Licencié en Sciences Informatiques

v  Un Assistant Technicien

Ø  Me Saintilus Moise

v  Un Secrétaire Administratif

Ø  Mme Youseline Alcimé

ü  Diplômé en Gestion

v  Un Operateur de Saisie de Données

Ø  M. Robillard Wilgaire

ü  Diplômé en Droits Humains

ü  Diplômé en Sciences Administratives

v  Deux Moniteurs

Ø  Etienne Joanne

ü  Etudiante en 3è Année Gestion

Ø  Sylvain Nanie

ü  Etudiante en 2è Année Sciences Administratives

v  Un professeur

Ø  Me Saintilus Moise

ü  Diplômé en Sciences Economiques

ü  Bachelier en Droit

Rôle du Directeur Exécutif

Le Directeur Exécutif a pour tâche :

Ø  Contrôler, planifier, organiser, coordonner et contrôler  les activités de l’institution ;

Ø  S’assurer le développement organisationnel de l’institution ;

Ø  S’assurer que l’institution répond au besoin de ses bénéficiaires en développant un bon partenariat avec ses derniers ;

Ø  Et toutes autres tâches relevant de sa compétence.

Le Directeur Administratif a pour tâche :

Ø  Veiller au bon fonctionnement de l’institution ;

Ø  Mise en application du code disciplinaire de l’institution à l’endroit des élèves et des clients, en étant sûr que l’institution respecte les droits et les prestiges de ces derniers ;

Ø  Exercer un leadership objectif de manière à maintenir les locaux de l’institution dans un état de propreté absolu ;

Ø  Présider les réunions mensuelles du personnel administratif, composé de la Secrétaire, des Moniteurs, de l’Operateur et des Professeurs. Ces réunions doivent faire état de :

a)   Ce qui doit être fait à l’endroit des élèves et des clients,

b)   Les besoins et projets à courts et à longs termes de l’institution.

c)   Questions d’intérêt général

Ø  Recevoir les rapports financiers quotidiens des moniteurs s’il y a lieu pour les acheminer à la comptabilité ;

Ø  A la fin de chaque mois, préparer un rapport mensuel des rentrées de fonds au Directeur Exécutif s’il y a lieu ;

Ø  Le Directeur Administratif est tenu d’informer le Directeur Exécutif des besoins et urgences de l’institution ainsi que toutes éventuelles difficultés rencontrées dans l’exercice de ses fonctions.

Ø  Et toutes autres tâches relevant de sa compétence.

 Le Gestionnaire de Base de Données a pour taches :

Ø  D’appliquer la politique de l’informatisation du Collège Pratique du Nord.

Ø  Numériser les dossiers des élèves, du Personnel Administratif et des professeurs du Collège Pratique du Nord.

Ø  Coordonner avec :

ü  le Staff Académique :

§  La Gestion des dossiers des professeurs et des élèves

§  La Saisie de Notes des élèves,

§  L’Impression des bulletins,

§  Les listes des différentes classes,

§  Les palmarès des classes pour la saisie des Notes

§  Les statistiques des résultats par classes.

§  Historique de Notes des élèves

§  Etc.

ü  Le CPN-INFO :

§  La saisie des Notes,

§  Les Dossiers des élèves, des employés et des professeurs,

§  La correction de Notes des élèves,

§  La numérisation des données du Collège Pratique du Nord

§  Etc.

ü  L’Economat :

§  La saisie des entrées de fonds,

§  La préparation des rapports mensuels,

§  Tableau de versements des élèves par classes

§  Tableau de versement général des élèves

§  Etc.

ü  La Comptabilité:

§  la Gestion des entrées/sorties de fonds,

§  Les payrolls des employés et des professeurs,

§  Les rapports financiers des activités du Collège Pratique du Nord.

§  Le bilan annuel des activités

§  Etc.

Les Techniciens ont pour tâches :

Ø  Assurer la maintenance et la réparation des matériels informatiques du collège Pratique du Nord ;

Ø  Coordonner avec le Directeur exécutif en ce qui concerne les besoins de l’institution  en lui soumettant les recommandations nécessaires.

Ø  Et toutes autres tâches relevant de sa compétence.

Le Secrétaire Administratif a pour tâches :

Ø  Archiver et saisir tous les documents administratifs de l’institution ;

Ø  Participer dans la saisie des données avec les Opérateurs de Saisie en collaboration avec le Directeur Administratif;

Ø  Recevoir les doléances des élèves avec courtoisie et dynamisme en vue de les référer au Directeur Administratif, au besoin ;

Ø   Contrôler et encadrer les moniteurs dans l’exercice de leurs fonctions ;

Ø  Et toutes autres tâches relevant de sa compétence.

Les professeurs ont pour tâches :

Ø  Assurer les cours d’Informatiques aux élèves ;

Ø  Et toutes autres choses relevant de leurs compétences.

Les Moniteurs ont pour tâches :

Ø  Assurer l’accueil au Labo;

Ø  Coordonner avec les professeurs dans la dispensation des cours,

Ø  Surveiller les matériels du Labo et leurs utilisations ;

Ø  Fournir des explications en cas de perte ou d’endommagement d’un matériel ;

Ø  Participer avec le Secrétaire et les Operateurs dans la saisie des données en cas de disponibilité dans les heures de travail;

Ø  Acheminer au Directeur Administratif un rapport quotidien des entrées de fonds (s’il y en a) et des matériels du Labo (obligatoirement).

Ø  Et toutes autres tâches relevant de leurs compétences.

Les Operateurs de saisi ont pour tâches :

Ø  Assurer la saisie des données pour l’exercice actuelle et antécédentes ;

Ø  Collaborer avec les professeurs, les moniteurs et le technicien, en cas de besoin;

Ø  Et toutes autres tâches relevant de sa compétence.